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Die Aufgaben der Trauzeugen

Was du als Trauzeuge tun musst, damit sich das Partypotential voll entfaltet



Was für eine Ehre, Trauzeugin deines besten Freundes zu sein!

  • Vielleicht bist du selbst noch unverheiratet und hast bisher erst wenige Hochzeiten miterlebt. 
  • Vielleicht hast du schon einige Hochzeiten als Gast erleben dürfen und hast eine Vorstellung davon, was dich auf einer Hochzeit erwartet.
  • Vielleicht hast du selber schon geheiratet und weißt ganz genau, wie du als Trauzeuge das Brautpaar unterstützen kannst.

Egal welcher Punkt auf dich zutrifft, ich möchte dir von meinen Erfahrungen berichten und dir die wichtigsten Punkte aufzeigen, die es (aus meiner Sicht) für die Trauzeugen zu beachten gilt.


Als Trauzeuge wird dir eine ganz besondere Ehre zuteil. Du bist nicht nur Gast auf der Hochzeit, sondern sollst als engster Vertrauter das Brautpaar an ihrem großen Tag unterstützen und entlasten.

Es gibt eine Aufgabe, die allen Trauzeugen als erstes in den Kopf kommt: Die Organisation des JGA! 


Wenn es dann aber um die weiteren Verantwortungsbereiche geht, wird es oft dünn

  • Aufgaben der Trauzeugen während der Hochzeitsplanung:


    • Aussuchen der Location

    • Testessen beim Caterer

    • Dekoration

    • Gästebuch

    • Junggesellenabschied



    Wenn du als Trauzeuge dem Brautpaar bei diesen Punkten zur Seite stehst, kannst du den beiden die Planung und Entscheidung deutlich erleichtern.

  • Der Einfluss der Trauzeugen auf die Partystimmung


    Alle diese Punkte haben aber so gut wie keinen Einfluss auf die Stimmung während der Hochzeitsfeier. Das Brautpaar verwendet in der Regel einen großen Betrag für die Musik auf der Hochzeit. Der größte Fehler der leider immer noch begangen wird, bezieht sich auf die Einlagen und Überraschungen. Je mehr Einlagen geplant sind, desto kürzer wird die Zeit zum feiern.

Ich zeige dir jetzt was wichtig ist, damit die Party so ausgelassenen wird, wie es sich alle wünschen.


Organisation der Einlagen

  • Was haben die Gäste geplant, was möchte das Brautpaar nicht.

    Neben Schwarzbrot und Gartenzwergen gibt es noch etwas, das typisch Deutsch zu sein scheint: Hochzeitsspiele.

    Viele Gäste suchen erst wenige Wochen vor der Hochzeit nach passenden Einlagen.
  • Im Internet finden sich viele Seiten mit den typischen Hochzeitsspielen. Deswegen kann man davon ausgehen, dass auf fast jeder Hochzeit die selben Einlagen zu finden sind: Das Übereinstimmungsspiel,“was haben diese Gäste gemeinsam,“ eine Präsentation der Fotos aus der Vergangenheit oder ein Video, die Reise nach Jerusalem (in verschiedenen Varianten) und in manchen Fällen sogar noch das Kutscherspiel.
  • Ich empfehle jedem Brautpaar bereits in den Einladungen zu vermerken, dass alle Überraschungen und Einlagen vorher bei den Trauzeugen angemeldet werden müssen. 

    Das gibt den Trauzeugen die Möglichkeit unliebsame Programmpunkte in Sinne des Brautpaares auszusortieren. Auch wird vermieden, dass sich die Einlagen zu sehr ähneln. 3 Powerpoint Präsentationen und 2 mal die Reise nach Jerusalem killt jede Stimmung.

Technische Umsetzung der Einlagen

  • Sind Beamer, Leinwand, etc vorhanden, Sound für Video nötig (ggf. Miet-Kosten beachten)


    Als DJ auf einer Hochzeit möchte ich im Vorfeld wissen, welche Einlagen geplant sind. Nur so kann ich die nötige Technik bereitstellen und euch auf etwaige Schwierigkeiten hinweisen. Wenn eine Beamer-Präsentation geplant ist müsst ihr dran denken, dass mehr gebraucht wird als nur ein USB Stick mit der entsprechenden Datei.

    Klärt unbedingt vorher ab, ob Beamer, Leinwand und Laptop vorhanden sind. 
  • Checkt vorher, ob der Laptop über die nötigen Anschlüsse (HDMI, VGA) verfügt und ob Musik über die PA wiedergegeben werden soll. Denkt auch über die ideale Aufstellung der Leinwand nach. Können alle gut sehen? Steht die Leinwand dem Service oder DJ im Weg?

    Manchmal kommt es vor, dass keiner der Gäste die nötige Technik für die Einlagen besorgen kann. Die meisten Locations und DJs vermieten Funkmikrofone, Beamer und Leinwand, portable Boxen und anderes technisches Zubehör.

    Klärt vorher ab, ob zusätzliche Kosten anfallen, damit nicht das Brautpaar hinterher zur Kasse gebeten wird.

Umfang der Einlagen, Reden, Überraschungen

  • Wie lange Dauern die einzelnen Programmpunkte, ggf. zuviel Programm


    Die wenigsten Gäste sind erfahrene Redner, Moderatoren oder Stand-Up Comedians. Vielen Unterschätzen den zeitlichen Aufwand ihrer Einlage. Eine Rede sollte vorher geübt werden. Nur so wird der tatsächliche zeitliche Umfang deutlich.Vier DIN A Seiten lesen sich am Schreibtisch vielleicht sehr kurzweilig. Auf der Hochzeitsfeier können sie dagegen sehr langatmig werden.
  • Auch die Hochzeitsspiele brauchen oft deutlich mehr Zeit als veranschlagt. Was bei Profis spontan wirkt, ist oft das Ergebnis ausgiebiger Vorbereitung und Probe. Wer das „Übereinstimmungsspiel“ zum ersten Mal moderiert sollte sicherheitshalber das doppelte an Zeit einplanen. Auch ist es hilfreich die Anzahl der Fragen zu reduzieren.

    Bei 10 Fragen a 2 Minuten Spielzeit kommen schnell 20 Minuten und mehr zustande. Nach knapp 10 Minuten werden die ersten Gäste unruhig.

Vorbereitung der Programmpunkte

  • Sind die Gäste bereit, ist alles vorbereitet bzw. wie lange braucht die Vorbereitung


    Was bedeutet es, wenn auf dem Ablaufplan steht: 20:25 Beamer Präsentation? In den meisten Fällen, dass um 20:25 die Präsentation erst vorbereitet wird.
  • Bis der Laptop hochgefahren und angeschlossen, der Beamer verbunden und ausgerichtet ist, vergehen schnell 10 Min. Dann vor Aufregung nochmal schnell auf Toilette gehen. Bis es wirklich losgeht ist es 20:40 und der Zeitplan gesprengt.

    Als Trauzeugen könnt ihr die Beteiligten 10 Minuten vorher bitten, alles vorzubereiten. So habt ihr einen kleinen Puffer für unvorhergesehene Situationen und könnt den Zeitplan einigermaßen einhalten.

Wann sollen die Einlagen, Reden, Überraschungen stattfinden

  • Am Nachmittag, während dem Essen oder während der Party?


    „Die Tante aus Marokko möchte gerne um 23 Uhr ihr Geschenk überreichen. Dann sind schon alle gut drauf und es wird ganz witzig!“ In 90 % der Fällen wird es das nicht. Sobald die Party begonnen hat sollte die Musik nicht mehr unterbrochen werden.

    Es ist ein Irrglaube zu denken, je betrunkener die Gäste, desto besser kommt die Einlage an. Je später der Abend, desto schneller werden die Gäste unruhig weil sie gerne weiterfeiern möchten. Damit jeder die Aufmerksamkeit bekommt, die ihm gebührt, bringt sämtliche Programmpunkte vor der Eröffnung der Tanzfläche unter.
  • Da du als Trauzeuge die Legitimation hast den Ablauf des Abends zu gestalten, hast du das Recht den Gästen einen Platz im Tagesablauf zuzuweisen. Wenn du die Sorge hast, dass zuviele Einlagen den Rahmen am Abend sprengen, kann du bestimme Programmpunkte auch auf den Nachmittag oder den Empfang verlegen.

    So stellst du sicher, dass das Verhältnis zwischen lockerer Feier und Ablaufplan gewahrt bleibt.

Wird für die Einlagen Musik benötigt

  • Vorher mit Musikern / DJ klären, MP3 vorher per Mail verschicken


    „Ich dachte, der DJ hat Youtube!“ - Das war der letzte Satz eines Gastes, bevor er seine Einlage aufgrund von schlechter Vorbereitung streichen musste. Wenn sich die Anzahl der Einlagen im Rahmen hält, stimme ich mich mit allen Beteiligten bereits Tage zuvor ab.

    Wird Musik gebraucht und wie genau kann oder muss ich mich beteiligen. Sobald sich rausstellt, dass bestimmte Titel z.B. für bestimmte Tänze benötigt werden, lasse ich mir diese im Vorfeld als Mp3 zuschicken. Ich bereite dann alles vor um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren.
  • Natürlich habe ich auch die Möglichkeit einen Laptop oder Smartphone via Miniklinke an meine PA anzuschließen. Die Qualität der Internetverbindung kann ich allerdings nicht beeinflussen. Auch ist der DJ nicht die richtige Anlaufstelle um nach dem WLAN Passwort oder einem Internet Voucher zu fragen. In vielen ländlichen Gebieten ist noch kein Flächendeckendes Internet verfügbar.

    Wenn Musik gebraucht wird, unbedingt offline verfügbar haben oder im Vorfeld mit dem DJ absprechen.

Krisenmanagement

  • Wenn etwas schief läuft sofort klären – nicht erst hinterher


    Als Trauzeuge bist du die Schnittstelle zwischen Dienstleister und Brautpaar. Das hat den großen Vorteil, dass du die Stimmung hinter den Kulissen, sowie die Wünsche des Brautpaares kennst. Durch dieses Wissen erkennst du, wenn etwas aus dem Ruder läuft. 30 Min hinter dem Zeitplan zu sein entspricht der Regel und ist kein Grund zur Sorge.

    Wenn es aber berechtigten Grund zur Kritik gibt, bitte sofort mit den jeweiligen Beteiligen absprechen. Gefährdete Personengruppen lassen sich in der Kategorien einteilen: Gäste, Service / Küche und Musik.
  • Jeder Gast (auch wenn er noch so betrunken ist) kann sich an den Anlass der Feier erinnern und sein Verhalten im Sinne des Brautpaares mäßigen. Sollte die Küche einen Fehler machen oder der Service betont unfreundlich oder langsam sein, sofort dem Küchenchef / Banketleiter Feedback geben.

    Nur dadurch lässt sich die Situation ändern.

    Sollte sich der DJ nicht an die Ansprachen halten und offensichtlich unvorbereitet sein, unverzüglich Kritik äußern. Die meisten Fehler passieren nicht mit Absicht. Deswegen ist jeder froh, wenn er auf Probleme hingewiesen wird, bevor die Situation eskaliert.
  • Den meisten ist es unangenehm etwas im Restaurant zu bemängeln. Das Fleisch ist trocken, die Suppe zu salzig, das Gericht anders als erwartet. Dennoch entgegnen die meisten auf Nachfrage des Kellners „Danke, war alles Ok!“

    Weil aber nicht alles in Ordnung war wird das Restaurant hinterher schlecht geredet ohne der Küche die Gelegenheit zu geben, auf die Situation zu reagieren.
  • Jeder freut sich über einen offenen und ehrlichen Umgang. Alle Beteiligten haben nur ein Ziel: Dem Brautpaar eine traumahfte Hochzeit zu bereiten. Nur wenn direkt vor Ort Probleme angesprochen werden, kann etwas verändert werden!

    Wenn also die älteren Gäste sich beschweren, dass die Musik zu laut ist oder der Vater der Braut musikalisch nicht auf seine Kosten kommt: Ein Gespräch hilft immer und führt zu einer Lösung.
Jedes Brautpaar und jede Hochzeit ist anders. Deswegen sind das alles nur Ratschläge. Lieber vorher auf Nummer sicher gehen als sich später zu ärgern: Hätten wir das besser vorher gewusst!

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Wenn du unsicher bist ob du auf alles geachtet hast oder andere Fragen hast, dann schreib mir jetzt eine Nachricht. Gemeinsam finden wir heraus ob ihr bereits alles für das Maximum an Partypotential vorbereitet habt.


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